Quelles sont les mentions obligatoires sur les documents commerciaux ?

Liste des documents commerciaux concernés

Le Code de commerce donne la liste des documents concernés.
Articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce.

Il s'agit des factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires (annonces, publications diverses...) ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l'activité de la personne et signés par elle ou en son nom.

Emplacement et taille des mentions

Le Code de commerce ne précise ni le lieu où doivent figurer ces informations, ni leur taille. Elles peuvent donc apparaître n'importe où sur le document dès lors qu'elles sont lisibles.

Liste des mentions obligatoires

Attention :

• Il est d'usage de faire apparaître d'autres mentions en sus de celles indiquées ci-dessous, notamment le code APE ou le numéro d'identification à la TVA intracommunautaire. Toutefois, certaines deviennent obligatoires selon la nature du document visé (par exemple : le numéro de TVA intracommunautaire sur certaines factures) ;
• Il existe des mentions spécifiques à certaines professions réglementées. Elles ne font pas l'objet de développement dans la présente fiche pratique (pour plus de détails, voir la rubrique Activités réglementées).

Mentions communes à toute personne immatriculée au RCS

Liste des mentions obligatoires

Toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés doit indiquer sur ses papiers d'affaire - Article R. 123-237 du Code de commerce :

• le numéro unique d'identification délivré relatif au numéro SIREN (9 chiffres) - Article D.123-235 du Code de commerce ;
• la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ;
• le lieu de son siège social ;
• le cas échéant, lorsqu'elle est en état de liquidation ;
• si elle est une société commerciale dont le siège est à l'étranger, en sus des renseignements mentionnés aux 3° et 4°, sa dénomination, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'État où elle a son siège, s'il en existe un ;
• le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire ;
• si elle est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique : la dénomination sociale de personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification ;
• Si elle a constitué un patrimoine affecté à l'activité d'une Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée ou EIRL, l'objet de cette activité professionnelle à laquelle le patrimoine est affecté et la dénomination utilisée, précédée ou suivie immédiatement des mots : "entrepreneur individuel à responsabilité limitée" ou des initiales : " EIRL ".
• Si elle est un entrepreneur individuel, la dénomination  utilisée pour l'exercice de l'activité professionnelle, indiquant son nom ou nom d'usage précédé ou suivi des mots :"entrepreneur individuel" ou "EI".

Remarque : les succursales étant des établissements secondaires immatriculés au RCS, elles sont concernées par la réglementation qui vient d'être développée.

Sanction

Toute entrave est punie de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe (montant pouvant aller jusqu'à 750 euros).
Article R. 123-237 du Code de commerce.

Mentions supplémentaires spécifiques à certaines structures

Liste des mentions spécifiques aux sociétés commerciales

Les actes et documents émanant d'une société et destinés aux tiers indiquent la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement et lisiblement :
Article R. 123-238 du Code de commerce.

• pour les sociétés en nom collectif, des mots "société en nom collectif" ou des initiales "SNC" ;
• pour les sociétés en commandite simple, des mots "société en commandite simple" ou des initiales "SCS" ;
• pour les sociétés à responsabilité limitée, des mots "société à responsabilité limitée" ou des initiales "SARL" et de l'énonciation du montant du capital social ;
• pour les sociétés par action :
  • "société anonyme" ou des initiales "SA". En outre, si la société anonyme est dotée d'un directoire et d'un conseil de surveillance, la forme sociale est indiquée par les mots : "société anonyme à directoire et conseil de surveillance".
  • "société par actions simplifiées" ou des initiales "SAS".
  • "société en commandite par action" ou des initiales "SCA".
  • "société européenne" ou des initiales "SE".

De l'énonciation du montant du capital social qui peut être arrondi à la valeur entière inférieur.

Le défaut de mention sur ces actes de la dénomination sociale, de la forme juridique et/ou du montant du capital social peut entraîner une demande du ministère public ou de toute personne intéressée, au président du tribunal de commerce compétent, en vue d'enjoindre, sous astreinte, de porter  sur tous les actes et documents émanant de la société les mentions manquantes.

(article L. 238-3 du Code de commerce).

Attention : s'ajoutent à ces mentions, celles mentionnées dans cet article , à savoir , l'adresse du siège social, le numéro d'identification SIREN, suivi de la mention RCS et le nom de la ville du greffe d'immatriculation.

Remarque :

• Pour les sociétés à capital variable, aux termes de l'article L. 231-2 du Code de commerce, l'indication de la forme de la société doit être suivie des mots "à capital variable".