Le recrutement et la gestion du personnel
Fiche pratique
INFOREG

La collecte des données via des dispositifs informatiques permet à l’employeur ou au recruteur de gérer le recrutement, la paie ou les carrières. Il est essentiel de maitriser la collecte de telles données pour une gestion efficiente tout en respectant les droits et libertés attachés aux salariés.

Quels outils informatiques sont utilisés pour le recrutement et la gestion du personnel ? 

Dans le cadre de la gestion du recrutement, de la paie ou des carrières, employeurs et recruteurs ont fréquemment recours à des techniques d’aide au recrutement ou des fichiers de gestion du  personnel. 

Grâce à ces outils de gestion, l’employeur va pouvoir collecter des informations personnelles concernant un candidat et ses salariés.

Quelles informations doivent être fournies aux candidats et aux salariés ? 

Préalablement à toute collecte d’informations personnelles, les candidats et salariés doivent être informés : 

  •  de l’identité du responsable du fichier : cabinet de recrutement, service des ressources   humaines ;
  •  de l’objectif poursuivi : gestion des candidatures ou gestion du personnel ;
  •  de la base légale du dispositif ;
  •  du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ;
  •  des destinataires des informations ;
  •  de la durée de conservation des données ;
  •  des conditions d’exercice de leurs droits d’opposition, d’accès et de rectification ;
  •  de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
Le consentement du salarié est obligatoire avant toute collecte de ses données personnelles.

Quels droits pour les candidats et les salariés ? 

Le candidat tout comme le salarié peut demander à tout moment l’accès à l’ensemble des données le concernant, telles que celles relatives : 
au recrutement ;
  • à la rémunération ;
  • à l’évaluation des compétences professionnelles ;
  • à l’historique de carrière ;
  • à ses demandes de formation et les éventuelles évaluations de celles-ci ;
  • à son dossier disciplinaire.

Le salarié ou candidat peut demander d’accéder à ses données personnelles directement auprès du service en charge de de la gestion des ressources humaines ou bien au Délégué à la protection des données (DPO).

Le droit d’accès est gratuit et peut s’exercer sur place, par écrit, ou par voie électronique.

L’employeur doit répondre dans les meilleurs délais sans dépasser un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Passé ce délai, le salarié peut introduire une réclamation auprès de la CNIL et/ou former un recours juridictionnel à l’encontre de l’organisme.

Quelles informations peuvent être collectées et utilisées pour le recrutement ? 

Le recruteur ne peut collecter que des données permettant d’évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé, telles que : qualification, expérience. 

Quelles informations peuvent être collectées et utilisées après l’embauche du candidat ? 

L’employeur peut collecter des données personnelles nécessaires : 
  • au respect d’une obligation légale, telles que les déclarations sociales obligatoires ;
  • à la gestion administrative du personnel, tel que le type de permis de conduire ;
  • à l’organisation du travail, telle qu’une photographie facultative du salarié pour les organigrammes ou autres documents interne ;
  • à l’action sociale prise en charge par l’employeur, telles que les informations relatives aux ayants-droit du salarié.

Qui a accès aux données d’un candidat ?

Les personnes intervenant dans le processus de recrutement sont les seules à accéder aux informations d’un candidat, il s’agit : 

  • des administrations informées de l’embauche : assurance maladie, retraite, mutuelle… ;
  • des personnes chargées de la gestion du personnel ;
  • des supérieures hiérarchique : données d’évaluations, rémunération notamment ;
  • les délégués du personnel pour les données inscrites dans le registre unique du personnel ;
  • les Comités Sociaux et Economiques (CSE) dans le cadre de leurs missions ;
  • les organisations syndicales après accord de l’employeur.

Qui assure la sécurité des informations ? 

L’employeur est responsable de la sécurité des informations collectées et veille à ce que seules les personnes habilitées puissent y avoir accès. Il doit ainsi mettre en place les mesures et actions nécessaires à cette fin. 

Combien de temps sont conservées les données d’un candidat ?

Si le candidat n’est pas retenu à la suite de son entretien, le recruteur doit l’informer de la conservation de son dossier. Le candidat aura alors la possibilité d’en demander la destruction.

Les données sont dans tous les cas détruites deux ans après le dernier contact sauf accord expresse du candidat autorisant une conservation plus longue. 

Combien de temps sont conservées les données d’un salarié ?

Les données concernant un salarié sont conservées le temps de son contrat. 

Les fichiers de recrutement ou de gestion du personnel sont obligatoirement inscrits dans le registre de traitement des données dont l’employeur est responsable.

Document rédigé par les juristes du réseau EEN (Enterprise Europe Network)

Mis à jour le 07/12/2021